Como organizar os prazos do GERID no escritório

Por que os prazos se perdem mesmo em escritório organizado?

No Portal de Atendimento, cada requerimento muda de situação por conta própria: em análise, exigência, concluída ou cancelada. O prazo corre a partir da ciência, quer alguém tenha olhado o processo, quer não.

Quem acompanha poucos requerimentos consegue conferir um a um. Quando o número cresce, a falha costuma estar no meio do caminho: uma exigência que abriu e ninguém viu, uma data anotada errada, um prazo que todos achavam que era de outra pessoa. O método abaixo ataca essas três falhas.

Quais prazos entram na organização?

Dois prazos concentram a maior parte do risco no requerimento administrativo. Confira as regras e o despacho de cada caso, porque podem variar.

Os detalhes de cada um estão em Exigência no GERID: o que é e qual o prazo e em Prazo de recurso ao CRPS.

Qual é o passo a passo para organizar os prazos?

1. Defina a data-basePara cada requerimento, registre a data da última movimentação ("Última Atualização", no Portal de Atendimento) e a situação. Use essa data como ponto de partida, e confirme a data da ciência no despacho quando for decisiva.
2. Calcule o vencimentoSome o prazo da regra à data-base. Se o despacho indicar prazo próprio, prevalece o do despacho. Anote o vencimento em uma coluna ou campo à parte, para poder ordenar pela data.
3. Dê um responsável a cada prazoUm prazo sem nome ao lado é um prazo de todos e, na prática, de ninguém. Cada item deve ter uma pessoa responsável e, de preferência, alguém que a substitua nas ausências.
4. Revise em horário fixoEscolha um momento do dia, o mesmo todos os dias, para consultar o GERID, atualizar as datas e olhar o que vence primeiro. A regularidade vale mais do que a ferramenta.
5. Marque como cumprido e guarde o comprovanteQuando a exigência for cumprida ou o recurso interposto, registre a data e salve o comprovante. Assim a lista de pendências mostra só o que ainda precisa de ação.

Como priorizar o que vence primeiro?

Ordene pela data de vencimento, do mais próximo ao mais distante, e separe ao menos três grupos: vencidos, vencendo nos próximos dias e com folga. Um sinal de cor ajuda a bater o olho, seja na planilha, seja no sistema.

Defina também, para o escritório, a partir de quantos dias o item vira urgente. O número é uma escolha da equipe e depende do tempo que cada tipo de exigência leva para ser atendida: reunir documentos com o cliente leva mais tempo do que juntar uma informação que já está no processo.

Planilha ou sistema: o que escolher?

A planilha serve, e muitos escritórios começam por ela. Com colunas para cliente, número do requerimento, situação, data-base, vencimento, responsável e status, o método acima já funciona. Os limites aparecem com o crescimento.

Uma regra prática: se a digitação das datas já consome tempo que deveria ir para as peças, ou se um erro de fórmula passou despercebido, é hora de olhar para um sistema.

Que cuidado ter ao escolher uma ferramenta?

O acordo da OAB-SP com o INSS prevê o bloqueio da credencial em caso de compartilhamento de senha ou de uso em aplicativos ou dispositivos automatizados não autorizados pelo INSS. Por isso, antes de adotar qualquer ferramenta, pergunte duas coisas: ela pede a sua senha do GERID? E ela age dentro do GERID no seu lugar?

A ferramenta mais segura para a credencial é a que trabalha apenas com as informações que o próprio advogado consultou, sem pedir a senha. Veja também GERID bloqueado: o que fazer.

Onde o PrazoPREV entra nesse método?

O PrazoPREV é um sistema de organização de prazos para quem faz o método acima em escala. Ele não substitui a revisão e a atenção do advogado: faz o cálculo e o controle dos prazos a partir do que você consultou no GERID.

Na prática, o advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação, com responsável, cores por urgência e aviso antes do vencimento. O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a sua senha: o login no GERID é sempre feito por você.

As telas de Prazos (em exigência, prazo de recurso e exigências vencidas), de Movimentações e de Tarefas seguem a mesma lógica do método. Se preferir continuar na planilha, os passos deste guia continuam valendo.